Dla każdego autora istotne jest, by jego publikacje były dostępne dla jak największej liczby osób. Jednak prawa majątkowe do tekstu posiada wydawca - i to od jego polityki zależy, czy, po jakim czasie i na jakich warunkach autor może swoje teksty udostępniać w otwartych repozytoriach lub na własnej stronie internetowej. Aby sprawdzić, czy upowszechniając artykuł w sieci autor nie naruszy warunków umowy z wydawcą, warto sięgnąć do bazy RoMEO w serwisie SHERPA.
Ustalenie statusu prawnego powinno być pierwszym krokiem każdego badacza, który chce podzielić się swoją publikacją w wolnym dostępie, na przykład poprzez zdeponowanie jej w repozytorium lub na własnej stronie internetowej. Musi on ustalić, czy publikacja może być w ogóle zamieszczona w repozytorium i na jakich warunkach, bowiem posiadaczem praw majątkowych jest wydawca i bez jego zgody autor może mieć bardzo ograniczone pole manewru.
Udostępnianie publikacji i publikowanie w Open Access
Podczas udostępniania przez autora publikacji naukowej z komercyjnego czasopisma istotne jest uprzednie sprawdzenie polityki otwartości danego wydawcy, zwłaszcza wobec praw autora do zamieszania preprintów (publikacji przed recenzją) i postprintów (publikacji zrecenzowanych i zaakceptowanych do druku) w otwartym repozytorium lub na własnej stronie internetowej. Doskonale w tej roli sprawdza się serwis SHERPA/RoMEO. Bazę można znaleźć pod adresem http://www.sherpa.ac.uk/romeo/. Obecnie wiele prestiżowych czasopism naukowych wspiera ruch Open Access i pozwala na udostępnianie tekstów w otwartym dostępie – w ten sposób publikacje naukowe mają szerszy zasięg, trafią do szerszej rzeszy badaczy, mogą być częściej udostępniane i cytowane. W przypadku czasopism o zamkniętej polityce wydawniczej krąg potencjalnych odbiorców jest bardziej ograniczony. Gdy autor wybrał już czasopismo, w którym chciałby publikować, i chce się upewnić, że wydawca umożliwia publikację w trybie otwartego dostępu, rozwiązaniem jest skorzystanie z bazy RoMEO.
Do czego służy baza RoMEO?
RoMEO, czyli Rights MEtadata for Open archiving, to baza w serwisie SHERPA, która pozwala na zapoznanie się z politykami wydawniczymi kilku tysięcy wydawców, umożliwiając przeszukiwanie katalogu czasopism po tytule, numerze ISSN oraz nazwie wydawcy. Pozwala uzyskać informacje o możliwości (lub jej braku) publikowania i archiwizowania pre-printów, post-printów oraz wersji wydawcy, ewentualnym okresie karencji (embargo) i miejscach, w których można archiwizować publikacje (np. instytucjonalne repozytoria czy własne strony internetowe). Jest również cennym źródłem informacji dla autorów, którzy dopiero poszukują czasopisma, w którym chcieliby publikować - od razu mogą sprawdzić, jak bardzo otwarta/zamknięta jest polityka wydawnicza w przypadku wydawcy danego tytułu. Według stanu na styczeń bieżącego roku baza SHERPA/RoMEO obejmowała 2318 wydawców, z których tylko 26 było z Polski. Spośród nich 80% pozwala, w różnym zakresie, na pewien sposób auto-archiwizacji publikacji. Dane w bazie RoMEO pochodzą z serwisów Zetoc, DOAJ (Directory of Open Access Journals), Entrez, czyli systemu NCBI (National Center for Biotechnology Information) oraz bezpośrednio od wydawców i redakcji.
źródło: http://www.sherpa.ac.uk/romeo/statistics.php
Baza SHERPA/RoMEO posługuje się terminami pre-print i post-print, które wymagają dodatkowej uwagi – są one bowiem różnie rozumiane i różnie definiowane, nam natomiast zależy na interpretacji twórców serwisu. Tutaj pre-print jest rozumiany jako wersja dokumentu przed przeglądem (peer-review), zaś post-print jako wersja dokumentu po przeglądzie, z uwzględnieniem zmian dokonanych w czasie procesu recenzowania. Opublikowany artykuł należy traktować więc jako post-print. Znajdziemy tu też pojęcie Publisher’s version/PDF, czyli wersję finalną tekstu w formacie PDF.
Jak skorzystać z bazy?
Interfejs wyszukiwania nie powinien sprawić problemów, jest prosty i dobrze opisany. W wyszukiwaniu prostym można przeszukiwać bazę według tytułu czasopisma (można wpisać pełny tytuł, jego początek lub część), numeru ISSN lub nazwy wydawcy. W wyszukiwaniu zaawansowanym można też wybrać jako kryterium kraj oraz z korzystać z systemu kolorów odnoszących się do czterech kategorii polityk archiwizacji: zielony - wolno archiwizować pre-printy i post-printy; niebieski - wolno archiwizować post-printy; żółty - wolno archiwizować pre-printy; biały – archiwizowanie nie jest formalnie dozwolone. W bazie nie znajdziemy wszystkich czasopism naukowych, ale są tu te największe i najważniejsze. Przykładowa charakterystyka takiego czasopisma w bazie RoMEO pozwala na uzyskanie szczegółowych danych dotyczących nie tylko archiwizacji, ale także i dodatkowych warunków udostępniania plików z publikacjami, na przykład wymóg zamieszczenia linku do źródła, podania DOI, użycia PDF-u wydawcy, możliwości udostępniania publikacji w określonych źródłach komercyjnych lub non-profit, na stronie autora czy w dziedzinowych lub instytucjonalnych repozytoriach oraz okresu karencji (embargo w miesiącach lub latach po publikacji). Jeśli jest to czasopismo Open Access, podawane jest to również w zakładce General Conditions wraz z oznaczeniem licencji CC. Zazwyczaj znajdziemy też link do dokumentu z polityką wydawcy. Na co trzeba jeszcze zwrócić uwagę w interpretacji wyników wyszukiwania? Oprócz kwestii opisanych wcześniej pre-printów i post-printów baza RoMEO wskazuje też, jak powinien wyglądać udostępniany dokument. Może się bowiem zdarzyć, że wydawca pozwala udostępniać post-print w postaci pliku PDF z treścią publikacji w repozytorium, ale nie w wersji ostatecznej, opublikowanej przez wydawcę, z jej charakterystycznym układem i formatowaniem. Wtedy autor musi skorzystać z własnej wersji autorskiej, stworzonej przez siebie, ze zmianami naniesionymi w toku recenzji i redakcji, ale jeszcze przed składem i korektą. Może też być sytuacja odwrotna, w której wydawca wymaga, by autorzy używali wersji pliku generowanego przez wydawcę, o profesjonalnym wyglądzie, z określonym formatowaniem, metadanymi i stylem.
Podsumowanie
Korzystanie z bazy SHERPA/RoMEO przyniesie korzyści nie tylko osobom, które już publikują w czasopismach komercyjnych, ale także tym, którzy dopiero szukają czasopism, w których chcieliby zamieszczać teksty. A co zrobić, jeśli czasopisma nie ma w bazie RoMEO, a autor opublikowanego tekstu nie pamięta, jakie były zapisy w umowie z wydawcą? Wtedy powinien poszukać tekstu z polityką wydawniczą na stronie czasopisma lub skontaktować się z bezpośrednio z wydawcą i zapytać o możliwość zdeponowania publikacji w repozytorium. Można na przykład wystosować do redakcji czasopisma prośbę o następującej (przykładowej ) treści: Niniejszym zwracam się do Redakcji o wyrażenie zgody na umieszczenie autorskich i współautorskich artykułów opublikowanych na łamach Państwa czasopisma w Repozytorium Instytucjonalnym Politechniki Łódzkiej CYRENA. Teksty artykułów zamieszczone w repozytorium będą opatrzone afiliacją Państwa czasopisma. Proszę o przychylne rozparzenie mojej prośby. Oczywiście wszystkie obostrzenia związane z udostępnianiem publikacji w otwartym dostępie dotyczą tekstów opublikowanych – jeśli artykuł nie został opublikowany, autor ma dowolność w jego udostępnianiu, czyli może samodzielnie określić politykę udostępniania, wybierając na przykład jedną z licencji Creative Commons.
